Skip to main content

Auteur: mikemolenschot

Innovaties in inrichting RUD’s

Geschreven door mikemolenschot op . Gepost in Columns, Frank van Nijkerken.

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Onderstaand artikel is het tweede van een drieluik met artikelen over de RUD’s. In het eerste artikel gaven we suggesties voor haalbare besluitvorming van de RUD’s. Het slotartikel schetst mogelijke ontwikkelingsperspectieven van de RUD.


Een aantal Regionale Uitvoering Diensten is al opgericht en operationeel (onder de naam RUD of Omgevingsdienst). De meeste andere komen zo langzamerhand in de fase van oprichten, inrichten en gaan uitvoeren. In voorliggend artikel staan we stil bij de inrichting van de RUD. En met name een innoverende inrichting. We geven hiervoor tien succesfactoren..


Lees hier een PDF versie van onderstaand artikel.
Een samenvatting van onderstaand artikel is gepubliceerd in de Nieuwsbrief Wabo en omgevingsvergunning (27 september 2012, nr. 20, Kluwer) en staat hier. [/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_accordion active_tab=”false” title_size=”h6″ style=”2″][vc_accordion_tab title=”1. Gelders stelsel van RUD’s ook op andere terreinen”][vc_column_text]In de provincie Gelderland zijn de RUD’s op een ander gebiedsniveau georganiseerd dan de voorgeschreven vorm van de veiligheidsregio. Namelijk op het niveau van de Wgr-regio waarin gemeenten – op andere terreinen – al structureel samenwerken. Het gebiedseigene, de bestaande samenwerkingscultuur en ook praktische zaken als de reisafstanden spelen een rol. De kern van het Gelders stelsel bestaat uit onderlinge verplichte verbondenheid, bovenregionale specialistische taken en verplichte uitbesteding als niet voldaan wordt aan gestelde eisen. Deze inrichtingsvorm is ook op andere deelterreinen goed toepasbaar. Denk aan zaken zoals het samenwerken bij de bredere Wabo-taken, de voorbereiding op de komst van de omgevingswet, of dichter bij huis, het organiseren van de uitvoeringstaken van de Drank- en Horecawet die op 1 januari 2013 overgaan naar gemeenten.[/vc_column_text][/vc_accordion_tab][vc_accordion_tab title=”2. Netwerkprincipes zonder een netwerk-RUD”][vc_column_text]Er is behoorlijk veel discussie (geweest) over de netwerk-RUD’s die in Overijssel en Limburg-Noord worden gevormd. Los van de argumenten ‘voor en tegen’ is het één van de weinige organisatorische vernieuwingen in het hele RUD-dossier. En innovaties verdienen een kans! Het gaat te ver om alle vernieuwende aspecten van de netwerk-RUD’s hier te benoemen. Het is wel een mooie kans voor andere RUD’s en regio’s om te volgen en te leren van wat er wordt neergezet. Volgens het principe ‘we helpen elkaar en vormen daar een structuur voor’ hebben de partijen in de regio Veluwe en IJssel elementen van de netwerk-RUD omarmd. De RUD voert de taken uit die door de partners worden ingebracht. Voor andere taken spreken de partners met elkaar af dat – in geval van knelpunten, problemen of anderszins – ze op elkaar een beroep kunnen doen. Met gesloten beurzen; ik lever jou een dienst en – op termijn – lever jij mij een wederdienst. Simpel en goedkoop. Het uitwisselen van werk of mensen kan buiten de RUD om, maar de RUD kan ook een leverende partner zijn. De RUD is daarbij ideaal als makelaar van vraag en aanbod.[/vc_column_text][/vc_accordion_tab][vc_accordion_tab title=”3. Kennispunten “][vc_column_text]Bij de RUD-vorming zien we de gebruikelijke en benodigde aanvliegroutes: verkenning, grondvorm, bedrijfsplan, inrichtingsplan, oprichting, doorontwikkeling. Daarbij ligt het accent op de organisatorische, financiële en juridische kant. Onmisbare zaken. In essentie is de RUD een manier om capaciteit, deskundigheid en kennis te bundelen. Middels de RUD gebeurt dit voor de overgedragen taken. Voor andere (Wabo-)taken is het goed mogelijk om te bundelen zonder meteen taken in te brengen in de RUD. Bijvoorbeeld door het instellen van kennispunten bij gemeenten. Dat betekent dat één of enkele gemeenten zich specialiseren in taakonderdelen en zorgen dat ze kennis kunnen toeleveren aan andere gemeenten. Ook kan het kennispunt zorgen voor gezamenlijke opleiding of aanbesteding. Dit is een manier om beter te voldoen aan de eisen van de kwaliteitscriteria.[/vc_column_text][/vc_accordion_tab][vc_accordion_tab title=”4. Informatiesysteem”][vc_column_text]Het informatiebeheer van de RUD is een uitdaging met de nodige hoofdbrekens. Voor de RUD staan processen, producten en zaken centraal. Voor de gemeenten een integraal locatiedossier. Architectuurplaatjes, uitwisselingsstandaarden en investeringsramingen volgen elkaar op. We zien hier dat ambitie en realiteit hand in hand moeten gaan. Leg de ambitie vast (wat willen we op de lange termijn) en benoem een realistische startsituatie. Kijk naar de natuurlijke momenten om van systeem te wisselen. Ook kan een (al dan niet tijdelijke) situatie ontstaan dat zowel de RUD als de partners parallelle systemen beheren. Bekijk dit vanuit de eisen aan de informatievoorziening: welke informatie is centraal nodig en hoe kunnen we die in deze situatie genereren? Kan een partner met een eigen systeem zelf de plannings- en sturingsinformatie leveren? Sommige provincies zijn bereid om de RUD vorming voor te financieren. Als de voorfinanciering wordt omgezet in een financiële bijdrage dan is die (gedeeltelijk) in te zetten om het informatiebeheer in te richten. Gemeenten kunnen dan aansluiten bij een centrale voorziening.[/vc_column_text][/vc_accordion_tab][vc_accordion_tab title=”5. Regievoering en opdrachtgeverschap”][vc_column_text]Op papier is er behoorlijk veel uitgewerkt over de regievoering en het opdrachtgeverschap dat gemeenten en provincie gaan invullen richting de RUD. De vraag is hoe dit papier wordt omgezet in de praktijk. De valkuil is om teveel op te tuigen, een te ruime capaciteit te ramen en het uitsluitend instrumenteel in te vullen. Het is onnodig en erg duur om een formatieplaats als regievoerder en opdrachtgever in de eigen organisatie te houden als het aantal medewerkers van de organisatie in de RUD minder dan 10 fte is. Benoem wat regievoering en opdrachtgeverschap inhouden, welke activiteiten het betreft en wat er nodig is om die goed uit te voeren. Natuurlijk horen programmering, procesbewaking, het beoordelen van producten en het sturen van kosten erbij. Maar is het zoveel meer of anders dan de huidige managementtaken? Ga in de basis uit van wederzijds vertrouwen en een open relatie en communicatie met de RUD. Definieer wat je verwacht van de RUD. Werk met één consulent vanuit de RUD. En ga na of je zaken kan bundelen als collectief van opdrachtgevers. Zo is er in de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant een opdrachtgeversteam en een team voor planning en control. Zij zijn op een flink aantal onderwerpen de directe gesprekspartner van de directie van de Omgevingsdienst.[/vc_column_text][/vc_accordion_tab][vc_accordion_tab title=”6. Het Nieuwe Werken”][vc_column_text]Is dit dé innovatie van de RUD? Het staat in 80% van de bedrijfsplannen. Weet iemand ook exact hoe het Nieuwe Werken handen en voeten krijgt? Er zitten veel aspecten aan Het Nieuwe Werken die het proberen waard zijn. Het is: een sturingsfilosofie, een manier van informatievoorziening, andere kijk op medewerkersverantwoordelijkheid, plaatsonafhankelijk het werk doen. We zien op dit moment dat er echt een trendbeuk wordt gerealiseerd in het ‘plaats- en tijdonafhankelijk werken’. En dan bedoelen we niet een discussie over een flexfactor voor de huisvesting van 0,90 of 0,85, maar juist de fundamentele keuzes: ‘minimaal 1 dag per week thuiswerken’, ‘geen vaste werkplekken’, ‘de centrale locatie als ontmoetingsplek’, ‘alle partners doen mee met het deelstoelconcept’, ‘iedereen een tablet met beeldtelefoon/skype’. Dit zet pas echt zoden aan de dijk: financieel en qua cultuurontwikkeling.[/vc_column_text][/vc_accordion_tab][vc_accordion_tab title=”7. Nulmeting”][vc_column_text]De RUD’s besteden veel aandacht aan de financiën en de kwaliteit van de taken die ze gaan uitvoeren. Solide kostenberekeningen, kostenverdelingen, kwaliteitssystemen en kritische prestatie indicatoren worden vastgelegd. Dit biedt vertrouwen in een RUD die in staat is de gevraagde kwaliteit tegen acceptabele kosten te leveren. Een pijnlijk gemis in de afwegingen en besluiten over kosten en kwaliteit is het gemis aan nulmetingen. Wat is het kostenniveau en de kwaliteit van de over te dragen taken op dit moment bij elke partner? Wat gaat er veranderen door de komst van de RUD? Zijn de veranderingen acceptabel? Er zijn waarschijnlijk behoorlijk wat bestuurders en managers die de kostencalculatie van de RUD beter op het netvlies hebben dan die van de eigen organisatie. Goed dat dit nauwgezet wordt gevolgd, maar voor een solide beoordeling van de RUD is het noodzakelijk dat de kosten en kwaliteit van de huidige uitvoering vastliggen. Kortom: start, net als bijvoorbeeld de RUD Noordzeekanaalgebied+, met een nulmeting.[/vc_column_text][/vc_accordion_tab][vc_accordion_tab title=”8. Aandacht voor de ‘randen’ van het takenpakket”][vc_column_text]De bedrijfsplannen geven vooral aandacht aan de landelijke basistaken. De taken en taakonderdelen ‘aan de randen’ worden aangestipt en zelden uitgewerkt. Terwijl de fase van oprichting/inrichting hét moment is om zaken goed te regelen. Het gaat om de positie en organisatie van externe veiligheid, de relatie met de veiligheidsregio, de samenwerking met het waterschap, de aanpak van ketenhandhaving, de afhandeling van klachten et cetera.[/vc_column_text][/vc_accordion_tab][vc_accordion_tab title=”9. Anders organiseren van het VTH-werk”][vc_column_text]De financiële druk op de RUD’s is en blijft groot. Of partners van een RUD nu wel of niet afspreken om de initiële kosten (opstartkosten, ontvlechtingskosten en efficiencykorting) terug te verdienen via een taakstelling. Natuurlijk, in de ondersteuning (overhead) kan voordeel worden behaald, maar het betreft hier vooral een ‘broekzak-vestzak’-excercitie. De RUD’s ontkomen er niet aan om in het primaire proces innovatieve werkwijzen te introduceren om zodoende efficiency te realiseren maar vooral de bezuinigingstaakstellingen van gemeenten in te boeken. We verwachten daarbij zelfs dat fundamentele keuzes niet uit kunnen blijven (wat doen we niet meer, moet de ‘bal’ niet meer bij het bedrijfsleven liggen et cetera). We zien voorbeelden waarbij 20-25% wordt gekort op het budget dat in de RUD wordt ingebracht. Dan red je het niet alleen met efficiënter werken.[/vc_column_text][/vc_accordion_tab][vc_accordion_tab title=”10. Good Practices”][vc_column_text]In de RUD gaan 10, 20 en soms wel 30 organisaties samenwerken op een vastomlijnd takenpakket. De organisaties hebben elk hun eigen slimmigheden opgebouwd. De RUD-vorming biedt een unieke kans om de “Good Practices” van alle deelnemers te hanteren. We zien dit bijvoorbeeld in de zogenaamde proeftuinen: voorafgaand aan de feitelijke oprichting worden groepen gevormd die instrumenten van de deelnemers beproeven en deze bedrijfsklaar opleveren voor de RUD. Op het gebied van LEAN werkprocessen, digitaal toezicht, zaakgericht werken kunnen we veel verwachten van de RUD.[/vc_column_text][/vc_accordion_tab][/vc_accordion][vc_column_text]Als u meer wilt weten over de gepresenteerde suggesties, neem dan met ons contact op.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

De Brandenburger Dwaas

Geschreven door mikemolenschot op . Gepost in Columns, John Smits.

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Welke reisgids je ook openslaat of welk reisprogramma je ook bekijkt, in Nederland wordt  consequent gesproken van ‘De Brandenburger Tor’  in Berlijn. “Nou en?”, zult u misschien zeggen, “dat is immers – samen met de rijksdag (Der Reichstag), de TV-toren (Der Fernsehturm) en de muur (die Mauer)– het symbool van Berlijn’. Het gaat me – geboren en getogen in de grensstreek met Duitsland – echter niet om het object, maar om het gebruik van het woordje ‘de’. Neem bij een volgende bezoek aan Berlijn eens de proef op de som en vraag de weg naar ‘Der Brandenburger Tor’.

Grote kans dat de vriendelijke Berlijner u eerst wat vragend aankijkt maar u dan toch met pretoogjes de weg wijst. Wees niet verbaast als u niet eindigt bij de beoogde poort, maar bij een lokale dwaas. Der Tor is ‘de dwaas’ . Das Tor is ‘de poort’. Een taalkundige zal ongetwijfeld weten te beredeneren dat ‘ De Brandenburger Tor’ toch juist is,  “want het is ‘de poort’  en ‘Tor’ is ‘poort’ dus is het de ‘de Tor’ en niet ‘ het Tor’ alhoewel het in het Duits ‘das Tor’ is, zoals elke voetballiefhebber weet, maar ja, dat is een van de vele uitzonderingen in onze taal”.

Waar het om gaat is dat er ook in beleid  soms vanzelfsprekendheden insluipen die misschien helemaal niet zo vanzelfsprekend of logisch zijn, maar wel hardnekkig stand houden én worden gelegitimeerd. Dit geldt bijvoorbeeld voor de aanname dat er een forse efficiëntiewinst kan worden geboekt als gemeenten en provincies hun VTH-taken bij RUD’s onderbrengen. Deloitte heeft in 2009 in een rapport becijferd – met een zekere bandbreedte in drie scenario’s – dat tot 20% kan worden bespaard op de uitvoeringskosten als de VTH-taken bij RUD’s worden ondergebracht.

Het rapport was al weer wat in vergetelheid geraakt – VROM droeg uit dat de RUD-operatie en kwaliteitscriteria primair zijn gericht op kwaliteit en niet op efficiëntie – tot het nieuwe Kabinet het  rapport (her)ontdekte. In de bijlage van het regeerakkoord is vermeld dat gemeenten en provincies een ‘efficiëntiekorting’  van 100 miljoen krijgen omdat de uitvoeringskosten zullen afnemen door het onderbrengen van VTH-taken bij RUD’s. Het bedrag is inmiddels bekrachtigd in de decembercirculaire. De grondslag – zo leert navraag – is niet een beleidsmatige afweging bij het ministerie van I&M maar bij Financiën.

Ik kom weinig – zeg maar geen – mensen tegen die iets snappen van de logica (klopt de redenering) en ratio (wat zijn gevolgen). Oke, er moet bezuinigd worden. De impact is echter dusdanig dat deze specifiek aan de vorming van RUD’s gekoppelde maatregel tevens een dikke streep dreigt te zetten door de VROM/I&M-operatie ‘Uitvoering met ambitie’, het maken van een forse kwaliteitsslag in de uitvoering van de VTH-taken. Laten we eens wat zaken rond de uitvoeringskosten op een rijtje zetten.

  1. Deloitte geeft nadrukkelijk aan dat de besparing van 20% alleen kan worden gerealiseerd als alle VTH-taken bij RUD’s worden ondergebracht. Als alleen het landelijke basistakenpakket wordt ondergebracht (milieudeel van vergunningverlening en toezicht aantal specifieke bedrijven en activiteiten), zal de besparing minimaal zijn. Het basistakenpakket is de inzet van de RUD’s, niet het gehele takenpakket.
  2. Het meest vergaande scenario om alle uitvoering bij RUD’s onder te brengen is per definitie niet haalbaar. Ook de eigen organisatie heeft een zekere basisdeskundigheid nodig om intern (bestuurlijk, beleidsmatig, richting andere afdelingen) en extern te kunnen adviseren. Je moet ook in staat zijn om (integraal) te kunnen beoordelen wat je krijgt aangeleverd van een RUD, zeker in het voortraject (vergunning) en de nazorg (mogelijk repressief optreden). Bovendien zit een spanning tussen uitbesteding en dienstverlening: naarmate de laatste meer uitgaat van maximale afhandeling aan de balie, moet er dus ook bij de balie meer expertise zijn. Ook uit oogpunt van doelmatigheid voor de klant.
  3. Het moment van effectueren van de korting is wel zeer ongelukkig. Er wordt van de gemeenten gevraagd om te investeren in RUD’s. Als daarbij efficiëntiewinst te boeken valt, zal deze zich pas over enkele jaren manifesteren. In realisatiefase zullen gemeenten extra kosten moeten maken terwijl de inkomsten afnemen.
  4. De doelmatigheid van de uitvoering van de VTH-taken is iets anders dat de organisatiekosten die bijvoorbeeld gemeenten maken. Door het onderbrengen van werkzaamheden bij een RUD vallen bij de gemeente uren vrij. Alleen als het (nagenoeg) één of meer volledige formatieplaatsen betreft, kan overstappen van één of meer medewerkers naar een RUD in beeld zijn. Als er geen formatieplaatsen overgaan, moet er een ‘herbestemming’ komen van de achterblijvende uren én er moeten kosten worden gemaakt voor de inhuur. Dit nog los van de vaak dubbele kosten voor ICT, P&O, gebouwen etc.. De uitvoering van de VTH-taken op zich is dan misschien doelmatiger (bedrijfsmatiger) bij een RUD, de totale organisatiekosten voor een gemeente nemen toe.
  5. De korting komt neer op 4-6 euro per inwoner (afhankelijk van hoe de exacte verdeling uitvalt). Voor een gemeente met 20-30.000 inwoners betekent dit de facto het inleveren van een formatieplaats. Dat maak je op de schaal van de organisatie (2-4 fte voor VTH-taken) nooit goed met uitbesteding aan een RUD. De kwaliteit van de uitvoering zal in die gevallen eerder onder druk komen te staan dat dan er ‘ een tandje bij komt’.
  6. Een behoorlijk aantal gemeenten heeft in het verleden de VTH-taken – in elk geval wat betreft milieu – al ondergebracht bij een milieudienst. De korting zal met name door die gemeenten als weinig rechtvaardig worden ervaren: zij kúnnen redelijkerwijs nauwelijks nog efficiëntievoordelen halen door opschaling.
  7. De Wabo voorziet erin dat de provinciale bevoegdheid bij een groep bedrijven overgaat op de gemeenten zodra de RUD’s operationeel zijn. Vooralsnog is er geen duidelijkheid over de dekking van de stijgende uitvoeringskosten voor gemeenten. Ik neem in elk geval aan dat als provincies niet meer bevoegd zijn, zij ook niet meer willen opdraaien voor de uitvoeringskosten. Iets vergelijkbaars geldt overigens voor ook de bevoegdheden van de Waterschappen inzake indirecte lozingen die overgaan (zijn gegaan) naar gemeenten en provincies.
  8. De trend naar vergunningvrij (ver)bouwen zet verder door. Dit betekent dat de dekking voor de uitvoeringskosten op basis van leges, onder drukt komt te staan. Uiteraard is het denkbaar dat de leges worden verhoogd, maar dat betekent dat de dekking van de uitvoeringskosten wordt verhaald op (een kleinere groep) initiatiefnemers. Bedrijfsmatig gezien kan dat natuurlijk, maar het lijkt me niet helemaal in lijn met de ambitie om de administratieve lasten terug te dringen. Dat is uiteraard een politieke keuze, maar of die in overeenstemming is met de Kabinetsdoelstellingen?
  9. Hiermee samenhangend. Met het in werking treden van de Wabo zijn de provincies ook bevoegd geworden voor het bouwdeel van vergunningen. Dit zijn voor gemeenten vaak ook de vergunningen waarvan de leges worden gebruikt om de kosten van werkzaamheden bij overige vergunningaanvragen, meldingen of inspecties te dekken. Die middelen vallen weg.
  10. Toen ik eind jaren tachtig in de wondere wereld van VROM stapte circuleerden ook de eerste rapporten over de mogelijke besparing in de uitvoeringskosten door taken onder te brengen bij milieudiensten. Die zouden 20-40% kunnen dalen. We hebben het bij de RUD’s en mogelijke besparing over een ‘concept’ dat inmiddels ruim 2 decennia oud is en om de zoveel tijd opnieuw naar voren wordt geschoven. Inmiddels leven we – volgens mij – in een wereld waarin virtueel organiseren de trend is. Niet als hype maar ook als beproefde realiteit. In het proces van RUD-vorming van onderop zien we ook niet voor niets allerlei andere innovatieve organisatievormen ontstaan. Die én tot een kwaliteitsverbetering in de uitvoering van de VTH-taken kunnen leiden én inspirerend zijn voor betrokkenen én die de kosten beperken of zelfs kunnen reduceren. Vooralsnog ontmoeten deze innovatieve varianten bij het Kabinet weinig bijval.

Resumerend zitten we dus in de interessante situatie dat de rijksoverheid een ingrijpende verandering wil in organisatie van de uitvoering van de VTH-taken wil doorvoeren maar gelijktijdig de financiële basis onder deze ambitie vandaan haalt of in het ongewisse laat: er moeten kosten worden gemaakt voor de realisatie, voor gemeenten stijgen de kosten door taakverschuiving (frictiekosten, bevoegd worden voor groot aantal bedrijven), op de beschikbare middelen wordt fors bezuinigd en er de eigen inkomsten dalen door veranderingen in de wetgeving. Ondertussen worden de eisen aan de RUD’s verder opgeschroefd (er circuleert inmiddels een landelijke checklist die duidelijk veel verder gaat dan de eisen aan ‘robuustheid’ van een jaar geleden). Bovendien lijkt er nog steeds weinig ruimte voor alternatieve organisatievormen die ook vanuit kostenoogpunt én innovatie en verhoging van doelmatigheid, meer in balans zijn met de opgaven.

Belangrijk direct effect van het geheel is, dat ook gemeenten en provincies die het afgelopen jaar met enthousiasme tot een innovatieve invulling van een RUD zijn gekomen, de handdoek in de ring dreigen te gooien. Dit is funest voor de RUD-vorming. Het proces is dan terug bij af en er zal de komende jaren – bij het toch doorzetten van de bezuiniging – eerder kwaliteitsverlies dan kwaliteitsverbetering in het dossier VTH optreden. Vooral de kern van de boodschap van Mans, namelijk het aanpakken van ketenvraagstukken en milieucriminaliteit, zal er dan bij inschieten. Daar moeten immers juist investeringen worden gedaan.

Misschien helpt het om in de toekomst niet alleen een handhaver en een Wabo-er van het jaar te kiezen, maar ook een Brandenburger Dwaas. Ik twijfel nog wie te nomineren. Een kabinet en een Tweede Kamer die de schizofrenie van het inhoudelijke en financiële beleid in het dossier RUD/VTH niet zien maken wat mij betreft een goede kans! En de prijs noemen we dan ‘der RUDi’.

John Smits

reageer:
smits@arenaconsulting.nl

Tevens geplaatst op de website van VROM Totaal.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]