Arena Consulting heeft voor de gemeente Middelburg de werkprocessen rondom de Omgevingswet in kaart gebracht en een beheersingskader ontwikkeld dat niet alleen toepasbaar is op deze processen, maar ook breder binnen de organisatie kan worden ingezet.
Het project omvatte circa 35 processen en deelprocessen: van de ontwikkeling van de omgevingsvisie, het omgevingsprogramma en het omgevingsplan tot diverse vergunningprocessen en bijbehorende deelprocessen. Naast de inhoudelijke inrichting van deze processen bleek vooral de samenwerking tussen betrokken afdelingen een cruciale succesfactor. De Omgevingswet vraagt immers om een integrale benadering van beleidsvorming, kerninstrumenten en de beleidscyclus. Daarbij vormt de ontwikkeling van het omgevingsplan een belangrijk instrument om meer efficiëntie in de uitvoering te realiseren.
Voor de gemeente Middelburg betekende dit een ingrijpende organisatorische transitie. Afdelingen moesten eerder en intensiever samenwerken dan voorheen gebruikelijk was, zowel in de beleidsontwikkeling als in de uitvoering. Daarbij lag de nadruk op een integrale, afdelingsoverstijgende aanpak.
De vraag van de gemeente Middelburg
Ontwikkel een beheersingskader voor de Omgevingswetprocessen dat tevens bruikbaar is voor andere processen binnen de gemeentelijke organisatie.
Het resultaat
Arena Consulting heeft een integraal beheersingskader opgeleverd met een samenhangende set maatregelen die waarborgen dat:
- processen kwalitatief goed en tijdig worden uitgevoerd;
- vastleggingen volledig en op de juiste wijze plaatsvinden;
- processen worden gemonitord op kwaliteit, tijdigheid en vastlegging;
- rapportage, monitoring en evaluatie een integraal onderdeel vormen van de procesbeheersing.
De kracht van het beheersingskader ligt in het slim combineren van bestaande instrumenten en werkwijzen. Waar nodig zijn beperkte aanvullingen aangebracht, is de vastlegging georganiseerd en is een gestructureerde monitoringsaanpak ingericht. Hierdoor kon de gemeente met relatief kleine aanpassingen haar beheersing aanzienlijk versterken. Daarnaast ontstond de mogelijkheid om gericht te rapporteren aan management, bestuur en toezichthouders, waaronder het Interbestuurlijk Toezicht (IBT).
