De bouw van sportaccommodatie De Werft in Loon op Zand heeft geleid tot een overschrijding van het Raadskrediet (€ 736.181,-) en stijgende kapitaallasten (€ 35.000,-). Reden voor de gemeenteraad om de rekenkamercommissie onderzoek te laten doen naar de gang van zaken rondom de nieuwbouw.
Arena Consulting voerde dit onderzoek uit en concludeerde in een kritisch rapport dat zowel de gemeenteraad als de bestuurlijke- en ambtelijke organisatie alerter hadden moeten zijn. Er zijn immers twee partijen nodig om goed samen te kunnen werken.
Onderzoeksresultaten De Werft
De afgelopen maanden is er onderzoek gedaan naar de gang van zaken rondom het proces, de informatievoorziening en het financiële beheer. Het beeld dat ontstaat is dat vanaf het Raadsbesluit om nieuw te bouwen, 22 november 2016, tot aan de eindreportage, 31 juli 2019, het realiseren van het project met een hoge ambitie en maatschappelijke meerwaarde leidend was. Het totale budget van € 5.203.196 werd hierbij uit het oog verloren.
Door gebrek aan zakelijkheid op project-, organisatie-, en bestuurlijk niveau en een goede samenwerking tussen de niveaus kon het gebeuren dat er vooral op basis van vertrouwen en enthousiasme werd gewerkt. Een overzichtelijk financieel dashboard ontbrak en de cultuur elkaar kritisch aan te spreken was er evenmin. Door de basisregels van projectmatig werken niet in acht te nemen en de gemeenteraad onvoldoende te informeren over de voortgang was er te weinig mogelijkheid om bij te sturen. Resultaat is dat de nieuwbouw is gerealiseerd naar wens en binnen de gestelde termijn, maar dat de financiële kaders zijn overschreden.
De algemene conclusie van de rekenkamer is dat de projectbeheersing, zowel ‘hard controls’ en ‘soft controls’, onvolledig was en hierdoor het project zeer kwetsbaar is geworden. Als deze manier van werken niet verbetert, is het risico groot dat college en gemeenteraad ook bij toekomstige projecten niet ‘in control’ zullen zijn. Ondanks het niet volledig informeren van de gemeenteraad, had de raad meer haar controlerende taak moeten uitvoeren door kritischer te zijn op de voortgang. Door meer te investeren in het samenspel tussen raad, college en ambtenaren wordt kritisch vermogen immers meer geborgd.
In het rapport ‘Reconstructie en analyse van de projectbeheersing bij de realisatie van sporthal De Werft in Loon op Zand’ wordt beschreven hoe het proces is verlopen en worden aanbevelingen gedaan aan het college van B&W en de gemeenteraad.
Het college erkent de bevindingen en inzichten uit het rapport en geeft aan deze te benutten bij het verbeteren van de besluitvorming en het projectmatig werken in de toekomst. De gemeenteraad spreekt zich 2 juli uit over het onderzoek in de openbare raadsvergadering. Op basis van het rekenkamerrapport, de bestuurlijke reactie van het college van B&W en het raadsvoorstel voert de gemeenteraad dan een debat over het beter ‘in control’ komen bij de realisatie van (grote) projecten.
Meer informatie over De Werft John Smits.
