Suggesties voor haalbare besluitvorming RUD’s

Waarom altijd de oplossing binnen de RUD vinden?
De RUD is slechts één van de beleidsvelden waarop partners met elkaar (gaan) samenwerken. De komende periode zal de samenwerking alleen maar toenemen, denk maar aan de decentralisaties in het sociale domein. De oplossing van een meningsverschil tussen partners kan gevonden worden door dit in deze bredere samenwerkingscontext te plaatsen. Denk aan keuzes voor de huisvesting van de samenwerkingsorganisatie en het leveren van ondersteunende functies.

Waarom alles in € uitdrukken?
Nogal wat bestuurders schrikken van de omvang van begrotingsposten: “Waarom hebben we een projectbegroting van een miljoen euro (of meer) nodig?” Wat we vaak zien is dat de ambtelijke capaciteit wordt vertaald in euro’s. Of dit nu een projectleider/kwartiermaker of de financiële advisering van de RUD is. Natuurlijk vertegenwoordigt de inzet van een eigen medewerker een financiële waarde, maar wat is er tegen om met elkaar af te spreken dat ieder z’n aandeel in tijdsinzet levert zonder onderlinge verrekening? Het zorgt er in ieder geval voor een aantrekkelijker financieel beeld.

Waarom als RUD alles zelf willen doen?
De naam RUD zegt het al, uitvoeringsdienst. Een dienst gericht op het verrichten van de primaire uitvoeringstaken. Ondersteunende functies als personeelszaken, financiële zaken e.d. behoren niet tot de kerntaken van de RUD. Waarom deze dan wel met eigen personeel willen uitvoeren? Koop ze in of neem ze af van organisaties die hier beter in zijn, bijvoorbeeld bij één of meerdere partners (gemeenten). Levert meteen ook een dekking op van eventuele ontvlechtingskosten bij deze partners.

Waarom voor- en nadelen niet compenseren?
In het bovenstaande voorbeeld van levering van ondersteunende functies heeft de partner die levert, een voordeel (dekking van ontvlechting). Billijk is dat de andere partners die dit voordeel niet hebben hiervoor worden gecompenseerd. In een aantal RUD’s is hiervoor een methodiek ontwikkeld. Het voert te ver om hier de gehele werking van de verschillende methodieken en rekentools uit de doeken te doen. Wel kunnen we een tipje van de sluier oplichten: De methodieken verschillen van elkaar (goed teken, want er is dus sprake van maatwerk) op de volgende onderdelen:

• Het voordeel versus het nadeel verevenen;
• Verevenen op basis van de bijdrage aan de RUD versus op basis van de werkelijke kosten bij partners;
• Financiële versus personeelsmatige verevening of combinatie van beide;
• Verevening door afkoop versus verevening door afbouw.

Juist bij het zoeken naar vereveningsmogelijkheden kan het aantrekkelijk zijn in breder perspectief te denken: waar voor de ene partner vereveningsmogelijkheden in de RUD-samenwerking kunnen worden gevonden, liggen die bij de andere misschien juist in andere dossiers.

Waarom bepaalde besluiten niet uitstellen?
Niet alle besluiten hoef je op hetzelfde moment te nemen. Keuzes kunnen worden uitgesteld of tijdelijk worden gemaakt. Een aantal partners zal ongetwijfeld naar voren brengen dat dit niet werkbaar is omdat er dan geen helderheid of eenduidigheid is. Maar soms kan die helderheid (vanwege onzekerheden) of eenduidigheid (vanwege reële verschillen) niet worden gegeven. Het gaat er volgens ons om het proces niet te laten stagneren. Dat kan ook betekenen tijdelijke keuzes maken. Voor iedereen is er dan toch helderheid, maar met een beperkte tijdshorizon. Je kunt dan in elk geval een volgende stap zetten. Voorbeelden van keuzes die in praktijk mogelijk lastig zijn ‘outputfinanciering op basis van een maatlat’ en ‘wel of geen uniform/centraal informatiesysteem’. De beslissing hierover kan prima op een later tijdstip (inrichtingsfase maar ook eventueel de uitvoeringsfase). Er is dan ook meer inzicht in de mogelijke gevolgen van de keuze.

Waarom moet hierover overeenstemming bestaan?
Ontvlechtingskosten zijn als een roman: Fictie. We bedoelen dan niet dat er geen sprake is van ontvlechtingskosten. Deze zijn er degelijk voor de ‘latende’ gemeenten en provincies. De uitgangssituaties en daarmee de marges om ontvlechtingskosten op te vangen zijn zeer verschillend: Heb je net nieuwe ICT-investeringen gedaan? Zit je qua huisvesting krap of ruim? Heb of verwacht je vacatures op functies waar frictie op gaat ontstaan? Is er misschien een herindeling in beeld? Elke partner heeft zo z’n eigen systematiek en die verhoudt zich nu eenmaal niet met ‘landelijke’ referentiekaders. Overeenstemming verkrijgen over de omvang en het opvangen van de ontvlechtingskosten leidt meestal tot een theoretische en fictieve discussie. Dus niet erg zinvol. Laat elke partner zelf de omvang bepalen. En als een partner dit ten laste van de RUD wil brengen als taakstellende bezuiniging; prima, laat maar gebeuren. Mits deze partner ook de consequentie draagt dat de RUD minder levert voor de betreffende partner. Dit is ten minste een legitieme prikkel om de ontvlechtingskosten zoveel mogelijk te voorkomen of maatregelen te nemen voor de afbouw ervan.

Waarom de RUD volledig zelf willen financieren?
De (voor)financiering van de inrichting van de RUD kan een behoorlijke bottleneck zijn. Zeker als het om grotere bedragen gaat, kan het (politiek gezien) moeilijk zijn deze nog in 2012 vrij te maken of zelfs in de begroting van 2013 opgenomen te krijgen. De mores heden ten dage is ‘niet meer uitgeven dan je hebt’ en ‘lenen kost geld’. Allemaal waar, maar waar het om gaat is dat lenen verantwoord en transparant plaatsvindt. Verantwoord in de zin van ‘wat is het risico dat de rente en aflossing niet kan plaatsvinden’ en transparant in de betekenis ‘voor iedereen duidelijk en begrijpelijk’. Op deze aspecten zien we bij de RUD geen problemen. Kortom, als er een investering in de RUD moet plaatsvinden, overweeg financiering door middel van een lening.

Hoe vaak komt een stemming in een bestuur nou voor?
Niet alle, maar de meeste RUD’s kennen het vraagstuk van de stemverhouding in het RUD-bestuur wel. Het verschil in gemeentegrootte (of inbreng in de RUD) moet veelal tot uitdrukking komen in stemverhouding. Daarvoor zijn natuurlijk prachtige tabellen ontwikkeld die leiden tot exacte toedeling van het aandeel in de stemverdeling. Vervolgens zijn de ‘kleinere’ gemeenten die hiertegen bezwaar maken onder het mom van ‘we zijn toch gelijkwaardige partners’ en ‘ons takenpakket dat we inbrengen is procentueel net zo groot als dat van een grote gemeente’. Kortom, een bron van lange discussies en soms verstoorde verhoudingen. Waarom geen benadering die niet uitgaat van macht en verschillen maar toch redelijk en werkbaar is voor iedereen:

• Elke partner vaardigt 1 lid af met 1 stem
• Insteek is dat er formeel niet wordt gestemd (want dit is de praktijk);
• Als stemming nodig is dan geldt een gewone meerderheid (we zijn allen gelijk);
• Tenzij het ingrijpende besluiten betreft dan spreek je een andere meerderheid af, bijvoorbeeld twee derde meerderheid met een minimum aantal deelnemende partners;
• Elke partner heeft het recht om herstemming aan te vragen (een soort vetorecht) als een besluit (bijvoorbeeld vaststelling van de begroting) tot ongewenste situaties of effecten leidt voor de betreffende partner;
• Als slot op de deur kan een herstemming plaatsvinden op basis van ‘gewogen stemmen’ (de gemeentegrootte of inbreng is dan bepalend).

Het is onze overtuiging dat de laatste stap niet zal voorkomen, daar zorgen de bestuurders wel voor. En mochten we ongelijk hebben dan is er sprake van een probleem van een geheel andere orde en zal de RUD in die vorm geen lang leven beschoren zijn.

Waar is de rol van de gemeentesecretarissen?
Vertrekpunt is dat RUD’s functioneren als Openbaar lichaam in het kader van de Wet gemeenschappelijke regeling. Je kunt de nodige vraagtekens zetten bij deze (harde) eisen, maar we laten die discussie even voor wat ze is. Het is wel gek dat in een gemeenschappelijke regeling van een uitvoeringsdienst veelal geen plek is weggelegd voor de ambtelijk verantwoordelijke, de gemeentesecretaris. Bijzonder is dat deze positie in regio’s die niet kiezen voor een gemeenschappelijke regeling, zoals de RUD’s Twente, IJsselland en Limburg-Noord, wel is verankerd. Hoewel de meningen verschillen over de mogelijkheden, zijn wij van mening dat het verstandig is de positie van de gemeentesecretarissen goed te verankeren:

• Als het dagelijks bestuur uit 3 personen bestaat dan mag 1 ervan een niet bestuurder zijn (bij 5 personen mogen dit 2 niet  bestuurders zijn).
• Spreek bijvoorbeeld af dat een gemeentesecretaris zitting heeft in het dagelijks bestuur als coördinerend secretaris.
• Mandateer de taken van het dagelijks bestuur aan bijvoorbeeld een secretarissenraad.
• Beperk het algemeen bestuur tot twee formele vergaderingen per jaar (begroting en rekening).

Waarom vasthouden aan het basistakenpakket?
Niemand heeft uitgelegd waarom het landelijke basistakenpakket eruit ziet zoals het eruit ziet. Eerlijk gezegd is het een lastig pakket; een knip in de VTH-taken milieu. Probeer een raadslid eens uit te leggen dat er een RUD komt voor de complexere milieutaken, dat voor de buitencategorie de aansturing door een BRZO-RUD plaatsvindt en dat de gemeente zelf ook nog VTH milieutaken doet die overal oneerbieding de achterblijvende taken worden genoemd (met de betrokken achterblijvende medewerker). Veel succes met uitleggen van de logica!