De afdeling Milieu & Duurzaamheid van de gemeente Utrecht bestaat uit drie bureaus en één stafafdeling. Anno 2005 vindt managementsturing bij ieder van deze bureaus op een eigen wijze plaats. Ieder bureau hanteert eigen registratiesystemen en eigen instrumenten binnen de planning en controlcyclus. De Directeur DSO van de Gemeente Utrecht geeft (2005) opdracht aan Arena Consulting om interim-management te verzorgen voor het Bureau Bedrijfsinspectie van de Afdeling Milieu & Duurzaamheid.
Vanuit dit Bureau worden de Wet milieubeheer vergunningverlening en handhaving, integrale milieuadviezen in RO-procedures, beleid en juridische adviezen geleverd. In eerste instantie werd hierbij een interim-periode van 6 maanden voorzien als overbruggingsperiode om ‘rust in de tent terug te krijgen’.
Onderdeel van de opdracht was het inventariseren, beoordelen van de organisatie en werkzaamheden van het bureau en het zonodig doen van verbetervoorstellen. Na het in werkingstellen van een aantal (basis-)organisatiestructuren blijkt al snel dat het Bureau niet goed functioneert. De opdracht wordt daarom verlengd en uitgebreid met de taak om sturing en ondersteuning te geven aan een algeheel reorganisatieproces van de Afdeling Milieu & Duurzaamheid, met in het bijzonder het Bureau Bedrijfsinspectie.
Vanuit Arena Consulting worden, in het bijzonder voor het Bureau Bedrijfsinspectie, alle werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden, formele en informele organisatie, protocollen, programma’s etc. doorgelicht en geanalyseerd. Vervolgens worden samen met het MT van de afdeling verbetervoorstellen gedefinieerd en vastgesteld in een verbeterprogramma. Dit programma wordt vervolgens uitgewerkt naar een organisatie- en een formatierapport. E.e.a. wordt periodiek besproken met de medewerkers van de afdeling, gecommuniceerd via (bijna wekelijkse) nieuwsbrieven, speciale mailbox op intranet, etc.
De nieuwe organisatie van de afdeling is transparant, meer gericht op samenwerking met andere bureaus en afdelingen, meer klantgericht en concreet resultaatgericht . Vanaf medio 2005 worden functies gedefinieerd en worden plaatsingsgesprekken gevoerd. De nieuwe organisatie is vanaf 2006 een feit (Bureau Bedrijfsinspectie gaat over in Bureau Vergunningverlening en Handhaving, BVH). De implementatie wordt gedurende heel 2006 vormgegeven, o.m. via workshops, bureaudagen etc. Vanaf februari 2006 worden nieuwe medewerkers geworven en op 1 november 2006 wordt het nieuwe Hoofd van het Bureau 2006 aangesteld, waarna Arena Consulting zorg heeft gedragen voor overdacht.
Klik hier voor meer informatie over de gemeente Utrecht.