De datum van de inwerkingtreding van de Omgevingswet komt dichterbij. Hoewel deze al een aantal keer is verplaatst lijkt 1 juli 2023 toch echt de invoeringsdatum te worden.
Bij het ingaan van de Omgevingswet ontstaat van rechtswege een tijdelijk deel van het omgevingsplan. Gemeenten krijgen tot eind 2029 de tijd om het tijdelijke deel van het omgevingsplan en andere regels over de fysieke leefomgeving om te zetten naar een omgevingsplan.
Om daartoe te komen heeft gemeente De Fryske Marren in 2019 besloten zich te laten begeleiden door adviseur Jos Dolstra van Arena Consulting. Een samenwerking die Piet Loonstra, projectleider van de gemeente voor het omgevingsplan, tot nu toe goed bevalt. In dit artikel laten we beide heren aan het woord over het proces dat tot dusver is doorlopen.
Een sessie met impact
“We weten al geruime tijd dat we als gemeenten aan de slag moeten met de Omgevingswet en het instrument omgevingsplan. In augustus 2019 werd ik door een collega geadviseerd om eens met Jos Dolstra contact te hebben over het omgevingsplan. Hij is al ruim 10 jaar betrokken bij de totstandkoming van de Omgevingswet en gespecialiseerd in het omgevingsplan. Ik vroeg hem om een kick off te verzorgen voor mij en enkele collega’s om het voorbereiden van de gemeente op het omgevingsplan te starten. In een dagdeel praatte hij ons bij. Het was mij toen wel duidelijk dat we ook externe, professionele begeleiding nodig hadden bij het hele proces”, zegt Piet Loonstra.
Foto: Sloten is een vestingstad in de gemeente De Fryske Marren
Voor de duidelijkheid is het goed om te vermelden dat Arena geen omgevingsplannen maakt. Arena helpt gemeenten bij de voorbereidingsfase om samen te komen tot een plan van aanpak en zorgt dat professionals het instrument omgevingsplan beter leren kennen. Jos Dolstra: “Op 8 oktober 2019 was de kick-off bijeenkomst voor de gemeentelijke organisatie. Je merkte toen nog dat niet iedereen doordrongen was van zijn eigen rol bij de totstandkoming van het omgevingsplan. Er heerste nog de gedachte dat het vooral een project van Piet was en dat de rest alleen op hoofdlijnen wat kennis nodig had.” Piet vult aan: “Wat Jos goed deed is dat hij startte met een inhoudelijke inleiding. Hij bracht alle aanwezigen zo snel mogelijk op een minimaal benodigd basisniveau. De groep bestond uit specialisten van RO en VTH, maar ook van dienstverlening, communicatie en ICT. Hij liet het niet alleen bij theorie, maar ging vooral ook met de groep oefenen aan een stukje van het omgevingsplan. Na enkele dagdelen was iedereen zich bewust van zijn eigen rol en inbreng bij dit proces.”
Disciplines bij elkaar
Het hele traject begint vooral met een verkenning van de materie en elkaars rol daarbij. De eerste bijeenkomsten werden breed opgezet. Naast de gemeentelijke medewerkers werden ook partners zoals de brandweer, GGD, waterschap en veiligheidsregio erbij betrokken. “We gingen aan de slag met twee sporen. Een leer- en oefentraject om professionals bekend te maken met het omgevingsplan en te laten ervaren tegen welke zaken je aanloopt. Het 2e spoor was bespreken hoe gezamenlijk te komen tot een plan van aanpak en een notitie over de overgangsfase. Het tempo zat er goed in toen we in maart 2020 werden geconfronteerd met corona. Alle fysieke bijeenkomsten werden geschrapt”, vertelt Jos.
Maar ook hier vond de gemeente samen met de adviseur van Arena Consulting zijn weg in. Het proces voor de overgangsnotitie bleek ook digitaal en in kleiner verband goed uitvoerbaar te zijn. Het resulteerde in een concreet product waar het college uiteindelijk akkoord op heeft gegeven. Het oefen- en leertraject had wat meer tijd nodig om tot een goede digitale modus te komen. Piet: “Maar ook die hobbel werd genomen. De collega’s hadden om de twee, drie weken sessies en daarnaast werd er ook huiswerk meegegeven. Dat was en is noodzakelijk om naar elkaar toe te groeien. Iedere professional heeft verstand van zijn eigen vakgebied. Deze manier van werken werkt bij het huidige bestemmingsplan, maar straks is het noodzakelijk dat je ook kennis hebt van elkaars vakgebieden. Voor alle beleidsmedewerkers veranderen de procedures. Je moet elkaar dus begrijpen en je moet weten wat er nodig is om het omgevingsplan vorm te kunnen geven. Dat kost nu eenmaal tijd.”
Foto: Links Jos Dolstra (Arena Consulting) en rechts Piet Loonstra (De Fryske Marren)
De winkel blijft open
En tijd kan nog wel eens een probleem zijn omdat de winkel open blijft en iedereen te maken heeft met de waan van dag. “Je ziet dat de verleiding er is om dan te kiezen voor het werk dat op korte termijn moet gebeuren. Belangrijk is dus ook dat er in de organisatie prioriteiten worden gesteld. Leidinggevenden moeten ook echt medewerkers de ruimte en tijd geven om zich de materie eigen te maken. 2029 lijkt nog ver weg, maar je kunt het niet vooruit blijven schuiven. En bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet per 2023 is het wel heel handig als je weet hoe je moet werken met het omgevingsplan. Ervaring opdoen met het instrument is dus noodzakelijk”, aldus Jos.
Piet: “Ik hoor wel eens dat De Fryske Marren voorop loopt en al ver is in het hele traject. Zelf heb ik dat gevoel niet altijd en dat komt vooral omdat we dankzij Jos zo’n verdiepingsslag hebben gemaakt. We hebben inmiddels zoveel kennis dat we daardoor ook weer tegen allerlei nieuwe vragen aanlopen. Door het oefen- en leertraject hebben collega’s ook van elkaar gezien dat iedereen weer anders naar de materie kijkt.”
Marktverkenning en uitvraag
De eerste fase met Jos beviel zo goed dat De Fryske Marren hem ook vraagt voor fase 2. Dat is de marktverkenning en de uitvraag om tot een keuze te komen voor een bureau dat helpt bij het maken van het omgevingsplan. “De Omgevingswet geeft gemeente de ruimte zelf alles in te kleuren en blanco te beginnen. Dat vind ik eerlijk gezegd jammer. Wij hebben daarom besloten om het standaardomgevingsplan van KuiperCompagnons aan te schaffen. Dit raamwerk biedt ons houvast en helpt ons om uiteindelijk te komen tot een maatwerk omgevingsplan voor De Fryske Marren. En dat willen we samen doen met een marktpartij. Wij weten inmiddels op ambtelijk niveau wat we in grote lijnen willen, maar we hebben een specialist nodig die helpt bij het daadwerkelijk formuleren van de regels. Daarvoor is routine nodig en die hebben we niet bij onze gemeente. Daarom hebben we Jos gevraagd ons te helpen met de marktverkenning, aanbesteding en offertebeoordeling”, zegt Piet. Op dit moment zijn er vier bureaus geselecteerd. In mei 2022 vindt de selectie plaats en wordt bekend welke partij De Fryske Marren gaat begeleiden om samen te komen tot het definitieve omgevingsplan. Jos helpt ons ook bij het kiezen van het juiste bureau.
Bergbeklimmen
Er heerst tevredenheid bij projectleider omgevingsplan Piet Loonstra. “Jos heeft een vliegwielfunctie vervult in het hele proces. Zonder hem hadden we nu niet op dit punt gestaan. Het is een immense klus en Jos heeft ons stapsgewijs in het proces meegenomen. Ik zie als het beklimmen van een berg. Jos heeft ons het bergbeklimmingsmateriaal en de instructies gegeven en wij zijn nu als gemeente op weg naar de top. Die hebben we nog niet bereikt, maar dankzij Jos zijn we wel al een aardig eind op weg.”
De werkzaamheden voor Jos Dolstra stoppen als de keuze voor het bureau in mei 2022 is gemaakt. “Maar…” zegt Piet. “We houden Jos zeker in gedachten. We hebben hem immers naar zijn eerste opdracht ook een tweede opdracht gegeven. Wie weet komt er in de toekomst nog wel een 3e verzoek bij. Ik kan mij voorstellen dat we hem in de toekomst vragen nog eens mee te kijken naar de voortgang van het proces. Wij kunnen Arena Consulting bij iedere gemeente aanbevelen die nog zoekende is in het proces omgevingsplan.”
