De datum van de inwerkingtreding van de Omgevingswet komt dichterbij.
Bij het ingaan van de Omgevingswet ontstaat van rechtswege een tijdelijk deel van het omgevingsplan. Gemeenten krijgen tot 2030 de tijd om het tijdelijke deel van het omgevingsplan en andere regels over de fysieke leefomgeving om te zetten naar een omgevingsplan.
In 2019 besloot de gemeente De Fryske Marren zich te laten begeleiden door adviseur Jos Dolstra van Arena Consulting. Een samenwerking die Piet Loonstra, projectleider van de gemeente voor het omgevingsplan, tot nu toe goed bevalt.
Een sessie met impact: samen vooruit
“We weten al geruime tijd dat we als gemeenten aan de slag moeten met de Omgevingswet en het instrument omgevingsplan. In augustus 2019 adviseerde een collega om met Jos Dolstra contact te hebben. Hij is al ruim 10 jaar betrokken bij de totstandkoming van de Omgevingswet en zijn specialisatie ligt bij het omgevingsplan. Na een dagdeel met Jos werd mij toen wel duidelijk dat we ook externe, professionele begeleiding nodig hadden bij het hele proces”, zegt Piet Loonstra.
Jos hielp ons bij de voorbereidingsfase om samen te komen tot een plan van aanpak en zorgde er voor dat professionals het instrument omgevingsplan beter leerden kennen. Maar maakt zelf geen omgevingsplan.
Foto: Sloten is een vestingstad in de gemeente De Fryske Marren
Jos Dolstra: “Op 8 oktober 2019 was de kick-off bijeenkomst voor de gemeentelijke organisatie. Toen was nog niet iedereen doordrongen van zijn eigen rol bij de totstandkoming van het omgevingsplan. Het was vooral een project van Piet en de rest had alleen op hoofdlijnen wat kennis nodig.” Piet vult aan: “Wat Jos goed deed, is dat hij startte met een inhoudelijke inleiding. Hij bracht alle aanwezigen zo snel mogelijk op een minimaal benodigd basisniveau. De groep bestond uit specialisten van Ruimtelijke Ontwikkeling (RO) en Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH), maar ook van dienstverlening, communicatie en ICT. Hij liet het niet alleen bij theorie, maar ging met de groep oefenen aan een stukje van het omgevingsplan. Na enkele dagdelen was iedereen zich bewust van zijn eigen rol en inbreng bij dit proces.”
“Een leerpunt was dat we met een grote groep startten. Zo’n 22 mensen vanuit gemeente, brandweer, waterschap, omgevingsdienst en GGD waren bij de kick off aanwezig. Dat bleek een te grote groep om actief mee aan de slag te gaan, terwijl je tegelijkertijd iedereen wel in de nieuwe werkwijze wilde meenemen” aldus Jos. De oplossing werd gevonden in het werken in kleinere groepen aan concrete en voor de specialisten die aan tafel zaten herkenbare casussen. Het oefenen met het omgevingsplan kost tijd. “En tijd is met alle taken die op de medewerkers afkomen schaars” vult Piet aan. Zijn tip: betrek niet alleen de programmamanager, maar ook de teammanagers van de betrokken teams zodat zij het belang gaan inzien en capaciteit vrij maken.
Integraal samenwerken: disciplines bij elkaar
Het hele traject start met een verkenning van de materie en elkaars rol daarbij. De eerste bijeenkomsten werden breed opgezet. Naast de gemeentelijke medewerkers werden ook partners zoals de brandweer, GGD, waterschap en veiligheidsregio erbij betrokken. “We gingen aan de slag met twee sporen:
- Samen bespreken hoe te komen tot een plan van aanpak en een notitie over de overgangsfase.
- Een leer- en oefentraject om professionals bekend te maken met het omgevingsplan en te laten ervaren tegen welke zaken je aanloopt.
Het tempo zat er goed in toen we in maart 2020 werden geconfronteerd met corona. Daar hebben we ook flexibel onze weg in gevonden. Het proces voor de overgangsnotitie werd digitaal en was in kleiner verband ook goed uitvoerbaar. Het resulteerde in een concreet product waar het college akkoord op heeft gegeven”, zegt Jos.
Het oefen- en leertraject had wat meer tijd nodig om tot een goede digitale modus te komen. Piet: “Ook die hobbel werd genomen. De collega’s hadden om de twee, drie weken sessies en daarnaast werd er huiswerk meegegeven. Dat was en is noodzakelijk om naar elkaar toe te groeien. Iedere professional heeft verstand van zijn eigen vakgebied. Inbreng vanuit het vakgebied werkt bij het huidige bestemmingsplan. Straks is het noodzakelijk dat je ook kennis hebt van elkaars vakgebieden. Voor alle beleidsmedewerkers veranderen de procedures. Je moet elkaar dus begrijpen en je moet weten wat er nodig is om het omgevingsplan vorm te kunnen geven. Dat kost nu eenmaal tijd.”
Foto: Links Jos Dolstra (Arena Consulting) en rechts Piet Loonstra (De Fryske Marren)
De winkel blijft open
En tijd kan nog wel eens een probleem zijn, omdat de winkel open blijft en iedereen te maken heeft met de waan van dag. “Je ziet dat de verleiding er is om dan te kiezen voor het werk dat op korte termijn moet gebeuren. Belangrijk is dat er in de organisatie prioriteiten worden gesteld. Leidinggevenden moeten medewerkers de ruimte en tijd geven om zich de materie eigen te maken. 2029 lijkt nog ver weg, maar je kunt het niet vooruit blijven schuiven. Bovendien moet je al wel in staat zijn het omgevingsplan van rechtswege te wijzigen zodra de Omgevingswet in werking treedt. Ervaring opdoen met het instrument is dus noodzakelijk”, aldus Jos.
Piet: “Ik hoor wel eens dat De Fryske Marren voorop loopt en al ver is in het hele traject. We hebben inmiddels behoorlijk wat kennis. Daardoor lopen we weer tegen allerlei nieuwe vragen aan. Door het oefen- en leertraject hebben collega’s van elkaar gezien dat iedereen weer anders naar de materie kijkt. Dit leidt intern tot het voeren van waardevolle gesprekken.”
Marktverkenning en uitvraag
Piet en Jos hebben ook samen opgetrokken bij de marktverkenning die volgde op het traject. Ook heeft Jos de gemeente geadviseerd bij de uitvraag om een bureau te selecteren dat de gemeente gaat helpen het omgevingsplan daadwerkelijk op te stellen. Inmiddels is een bureau geselecteerd en de opdracht verstrekt. Piet vervolgt: “De Omgevingswet geeft gemeente de ruimte zelf alles in te kleuren en blanco te beginnen. Toch blijkt er behoefte aan een standaard. Wij hebben daarom het standaardomgevingsplan van KuiperCompagnons aangeschaft. Dit raamwerk biedt enerzijds houvast en anderzijds veel keuzevrijheid. De standaard helpt ons om uiteindelijk te komen tot een maatwerk omgevingsplan voor De Fryske Marren. En dat willen we samen doen met een marktpartij. Wij weten inmiddels op ambtelijk niveau wat we in grote lijnen willen, maar we hebben een specialist nodig die helpt bij het daadwerkelijk formuleren van de regels. Jos heeft ons geholpen bij de selectie van een bureau dat dit kan verzorgen.”
Dit artikel is in stand gekomen met medewerking van de gemeente De Fryske Marren en de VNG.
