Als een organisatie deelneemt aan een op te richten samenwerkingsverband dan brengt deze organisatie de taken met bijhorende middelen (en eventueel medewerkers) in bij de samenwerkingsorganisatie. Als gevolg hiervan kan deze organisatie te maken krijgen met kosten als gevolg van de ontvlechting van deze taken en medewerkers. De omvang hiervan en de berekeningswijze is in beginsel voor elk van de deelnemende partijen aan het samenwerkingsverband anders, omdat elke organisatie eigen systematieken kent voor doorbelasting, tariefstelling e.d. Het vaststellen en oplossen (vinden van dekking) is bij voorkeur dan ook een verantwoordelijkheid van elke individuele organisatie.
Definitie van kosten
Meer in zijn algemeenheid zijn er diverse kostensoorten bij het aangaan van samenwerking. We onderscheiden structurele en incidentele kosten en kosten gerelateerd aan de nieuwe organisatie (‘de samenwerking’) en kosten gerelateerd aan de ‘latende’ organisatie (provincie, waterschap, gemeenten). Dit leidt tot de volgende kostencategorieën
| Categorieën | Kosten gerelateerd aan de ‘samenwerkingsorganisatie’ | Kosten voor ‘latende’ organisaties |
| Structurele kosten | Bijdrage voor de taakuitvoering. De bijdrage bestaat uit: 1) Formatiekosten inclusief overhead 2) Materiële kosten (meetapparatuur e.d.) |
3) Kosten voor opdrachtgeverschap. De kosten bestaan uit formatiekosten. |
| Incidentele kosten | De oprichtingskosten voor de samenwerking. De kosten bestaan uit: 4) Proceskosten 5) Aanloopkosten 6) Kosten sociaal plan |
Ontvlechtingkosten die ontstaan als gevolg van toetreding. De kosten bestaan uit: 7) Personele frictiekosten 8) Desintegratiekosten |
Tabel 1: Kostencategorieën.
Ad 1. Formatiekosten inclusief overhead
Formatiekosten zijn kosten voor de formatie inzet voor uitvoering van het takenpakket. De formatiekosten bestaan uit loonkosten: directe (salaris) en indirecte salariskosten (reiskosten, pensioenbijdrage werkgever, alle overige kosten op grond van de arbeidsvoorwaarden). De overheadkosten zijn de kosten voor de materiële en personele overhead. Onder materiële overhead wordt verstaan: ondersteuning, faciliteiten en voorzieningen. Het gaat om kosten voor huisvesting, ICT applicaties, werkplekken, opleiding, reprografie, etc. Onder personele overhead wordt verstaan: de personele doorbelastingen betrekking hebbend op de ondersteunende taken (PIOFACH).
Ad 2. Materiële kosten
De kosten van materiële budgetten zijn voor metingen, onderzoeken door derden.
Ad 3.Opdrachtgeverschap
De aanname is dat de inzet vooral ligt bij bestuur en manager.
Ad 4. Proceskosten
De proceskosten zijn de éénmalige kosten die gemaakt worden om de oprichting van de samenwerking te realiseren (inhuur, kwartiermaker).
Ad 5. Aanloopkosten
De aanloopkosten zijn de kosten die gemaakt worden om de samenwerkingsorganisatie in te richten voordat deze operationeel is. De aanloopkosten hebben onder andere betrekking op: migratiekosten en ICT, facilitaire aanloopkosten (verhuis- en inrichtingskosten), P&O-kosten (in kader van plaatsingsprocedure).
Ad 6. Kosten van sociaal plan
Kosten voor het sociaal plan hebben betrekking op individuele rechten van medewerkers die afwijken van de toekomstige arbeidsvoorwaarden van de samenwerkingsorganisatie. In alle andere gevallen maken kosten onderdeel uit van de exploitatie van de samenwerkingsorganisatie.
Ad 7. Personele frictiekosten
De personele frictie kan bestaan uit:
- Boventallig primair personeel: Aandeel van de uitvoerende medewerkers waarvan de taak is overgeheveld naar de samenwerkingsorganisatie maar de betreffende medewerker binnen de eigen organisatie blijft (en daarmee een deel geen taak meer heeft). Ervaring bij andere samenwerkingsorganisaties laat een rekengetal zien van 5% tot 10% boventalligheid in primair proces.
- Boventallig decentrale personele overhead: Aandeel van het management en ondersteuning (bv administratie) van het primaire proces dat te maken krijgt met vermindering van werkzaamheden als gevolg van inbrengen van de taken in de samenwerkingsorganisatie maar zelf binnen de eigen organisatie blijft. Ervaring bij andere samenwerkingsorganisaties laat een rekengetal zien van 5% tot 10% boventalligheid in management en ondersteuning van het primair proces.
Gangbaar uitgangspunt voor de verdere berekening van de personele frictiekosten is afbouwen in 2 jaar (100% van de loonkosten en 50% van de loonkosten in het 2e jaar).
Ad 8. Desintegratiekosten
De desintegratiekosten betreffen doorbelaste kosten die doorlopen voor de ‘latende’ organisaties nadat de taken zijn overgedragen; dit wordt ook wel ‘doorlopende overhead’ genoemd. De desintegratiekosten kunnen bestaan uit:
- Materiele overhead: kosten die blijven ‘doorlopen’ terwijl de dekking verdwijnt als gevolg van de inbreng van taken in de samenwerkingsorganisatie. De toerekening van de materiele overhead aan het in te brengen takenpakket dient in beeld te worden gebracht in euro. Ervaring bij andere samenwerkingsorganisaties laat een richtlijn zien van afbouw in 3 jaar (jaar 1: 100%, jaar 2: 67%, jaar 3: 33%).
- Personele centrale overhead: idem als decentrale personele overhead; betreft hier in de personele ondersteuning vanuit afdelingen als financiën, personeelszaken e.d. De toerekening van de personele centrale overhead aan het in te brengen takenpakket dient in beeld te worden gebracht in fte’s en vervolgens in loonkosten. Rekengetal is 5% tot 10% boventalligheid in personele centrale overhead. Ervaring bij andere de samenwerkingsorganisaties laat een richtlijn zien van afbouw in 3 jaar (jaar 1: 100%, jaar 2: 67%, jaar 3: 33%).
Samenwerking gaat gepaard met desintegratiekosten bij deelnemers die hun taken en personeel overdragen. Simpel gesteld neemt de overhead niet direct af, maar wel het aantal fte’s waarover de overhead wordt omgeslagen. Dit is de doorlopende overhead. Er zijn verschillende manieren om met de doorlopende overhead om te gaan:
- De doorlopende overhead wordt door berekend door alle deelnemers individueel of op basis van een normpercentage. Vervolgens wordt het bedrag geoormerkt als aanloopkosten en gedekt conform de wijze die de deelnemers overeenkomen voor dekking van de kosten. Het kan dan zo zijn dat de samenwerkingsorganisatie de kosten van doorlopende overhead (deels) moet terugverdienen en dat dit de financiéle taakstelling wordt.
- Elke deelnemer accepteert de doorlopende overhead en eventuele kostprijsverhoging op taken die de gemeente uitvoert (er zijn minder fte’s die de overhead dekken; bij gelijkblijvende overhead wordt de kostprijs van fte’s hoger)
- Elke deelnemer vangt de doorlopende overhead op binnen het geheel van veranderingen in de formatie vanaf de eerstvolgende begroting. Uitgangspunt is dat er op alle gemeentelijke beleidsterreinen sprake kan zijn van verandering in de formatie (bezuiniging, taakverzwaring, decentralisatie extra taken).
