Een communicatieplan is een van de Fusie: Bouwstenen.
Communicatie is één van de belangrijkste elementen in het realiseren van een succesvol fusieproces. De keuzes en beslissingen in het fusieproces zijn richtinggevend voor de momenten en de middelen van communicatie. Een voorbeeld van een communicatieplan is dat voor de fusie van Reiderland, Scheemda en Winschoten.
Uitgangspunten
Belangrijke uitgangspunten voor een adequaat communicatieproces zijn:
- Een ommunicatieplan wordt tijdens het proces regelmatig geactualiseerd en, indien nodig, aangepast aan nieuwe ontwikkelingen.
- De communicatie is open, duidelijk, vraaggericht en actief.
- Alleen officieel door de voorbereidingsgroep (stuurgroep) vastgestelde informatie wordt verspreid.
- Geen enkele informatie wordt extern verspreid voordat de informatie intern is gecommuniceerd.
- Persvoorlichting, actief dan wel reactief, wordt tussen beide gemeenten afgestemd.
- De eisen aan een communicatieplan zijn:
- interne en externe communicatiedoelstellingen
- een kernboodschap: een kernboodschap omvat een uitgangspunt dat steeds herhaalt wordt en dat het fundament vormt onder de manier waarop de gemeenten intern en extern communiceren over het fusieproces.
- goede aansluiting op de mijlpalen; de mijlpalen zijn momenten van besluitvorming en beïnvloeding.
- is gericht op het verzorgen van continue informatie naar de doelgroepen
Communicatiemiddelen
Voor de communicatie kan gebruik worden gemaakt van de volgende middelen:
Interne middelen
- Intern draaiboek fusie, populaire versie voor interne doelgroepen
- Intranet
- Startbijeenkomst
- Werkbijeenkomsten
- Gezamenlijke raadsconferentie
Externe middelen
- Focusgroepen
- Inwonerspeiling
- Fusiemailbox
- Fusiewebsite
- Fusienieuwsbrief
- Persbericht
- Persgesprek/-conferentie
