Een projectorganisatie is een van de Fusie: Bouwstenen.
Inhoud |
Uitgangspunten
Voor de inrichting van een projectorganisatie zijn de volgende factoren van belang:
- borgen van onafhankelijkheid
- eenheid in leiding
- scherpe scheiding in taken en rollen; geen dubbels en overlappingen met uitzondering van de linking pins
- juiste weerspiegeling van de actoren in het herindelingproces
- grote betrokkenheid van de raadsleden
- communicatie – zowel intern als extern – is speerpunt in het fusieproces
- adequate ondersteuning
Een voorbeeld van een projectorganisatie is hieronder voor de fusie Boskoop-Rijnwoude opgenomen. 
Voorbereidingsgroep
De voorbereidingsgroep functioneert als stuurgroep. De colleges van B&W geven de voorbereidingsgroep mandaat om beslissingen te nemen binnen de projectkaders en de besluitvorming voor te bereiden. De voorbereidingsgroep opereert als gemandateerd opdrachtgever, zowel intern als naar externe partijen. De voorbereidingsgroep legt via de colleges van B&W verantwoording af aan de beide gemeenteraden. De voorbereidingsgroep heeft de volgende taken:
- Sturen op hoofdlijnen van het voorbereidingsproces
- Vaststellen van documenten en (tussentijdse) resultaten
- Voorbereiding van besluitvorming door colleges van B&W en Gemeenteraden
- Initiëren van de interne en externe communicatie
- Informeren van en communiceren met de klankbordgroep
Een belangrijk vraagstuk is het voorzitterschap van de voorbereidingsgroep. Een mogelijkheid is een roulerend voorzitterschap (beide burgemeesters). Voor een optimaal functioneren van de voorbereidingsgroep leert de ervaring dat eenduidigheid in de leiding te prevaleren is boven roulerend voorzitterschap. Bij voorkeur wordt een neutrale derde ingeschakeld. Op deze wijze:
- hebben alle leden de “handen vrij”;
- vindt betere borging van naleving van afspraken plaats;
- wordt eenheid in communicatie gecreëerd.
Ontwerpgroep
De ontwerpgroep functioneert als projectgroep. De ontwerpgroep heeft de dagelijkse uitvoering en aansturing van de voorbereidingsfase in handen en bereidt de resultaten voor de stuurgroep voor. De ontwerpgroep heeft de volgende taken:
- Voorbereiding van de (project)besluitvorming in en advisering van de voorbereidingsgroep
- Uitvoeren van het opdrachtgeverschap aan in de procesorganisatie actieve externe organisaties.
- Aansturing van de werkzaamheden in beide gemeentelijke organisaties en externe organisaties voor zover het werkzaamheden in de voorbereidingsfase betreffen.
- Organiseren en coördineren van de interne en externe communicatie
- Signaleren en zo veel mogelijk oplossen van knelpunten in de uitvoering van het plan van aanpak op zowel inhoudelijk terrein als procesmatig terrein.
- Rapporteren over voortgang, middelen en eventuele knelpunten hierbij aan de voorbereidingsgroep.
Klankbordgroep
De klankbordgroep is de politiek-bestuurlijke adviseur voor de voorbereidingsgroep bij de uitvoering van het voorliggende plan van aanpak voor de voorbereidingsfase. De klankbordgroep bestaat uit vertegenwoordigers van beide gemeenteraden. De klankbordgroep bestaat bij voorkeur uit de fractievoorzitters van beide gemeenteraden. De voorzitter van de klankbordgroep is tevens voorzitter van de voorbereidingsgroep. De klankbordgroep heeft de volgende taken:
- Adviseren van de voorbereidingsgroep over hoofdzaken van politiek-bestuurlijke importantie.
- Adviseren en informeren van beide gemeenteraden over de raadsvoorstellen die door de voorbereidingsgroep zijn voorbereid
Projectbureau Fusie
Het projectbureau heeft tot taak voor beide gemeenten:
- de administratieve en technische voorbereiding van de procesorganisatie te verzorgen;
- aanspreekpunt te vormen voor allerlei vragen op het gebied van de herindeling;
- de secretariële en administratieve ondersteuning te verzorgen voor de uitvoerende bureaus en medewerkers in de voorbereidingsfase.
De bemensing van het projectbureau vindt evenredig plaats vanuit beide gemeenten. Bij voorkeur vindt de bemensing plaats vanuit de bestaande formatie/capaciteit.
