Er is een toenemende aandacht voor de positie van externe diensten in de gemeentelijke organisatie. Het aanhalen van de broekriem noodzaakt immers om gemeentebreed de taken en hun uitvoering kritisch tegen het licht te houden en hierin fundamentele keuzes te maken. Gemeenten komen in de positie van opdrachtgever. In toenemende mate stellen gemeenten zich de vraag in hoeverre zij de rol van opdrachtgever (kunnen) invullen.
Het gaat hierbij om vragen als:
- Welke beïnvloedingsmogelijkheden heb ik in de prijsstelling?
- Hoe kan ik de taakuitvoering beter sturen?
- Hoe krijg ik zicht op de kwaliteit van de werkprocessen?
- Welke eisen stel ik of moet ik stellen aan de budgetbewaking en verantwoordingsinformatie?
Kortom, welke instrumenten staan de gemeente ter beschikking om op een professionele manier de opdrachtgeversrol te kunnen vervullen en op welke wijze kunnen deze worden toegepast?
Inhoud
|
Professioneel opdrachtgeverschap
De vraag dient terecht gesteld te worden ‘wat professioneel opdrachtgeverschap is?’. Dit begrip kent een groot aantal dimensies, die in vier kernen uiteengelegd kunnen worden:
- Professionele relaties
- Professioneel plannen en programmeren
- Professioneel bewaken en beheersen
- Professioneel verantwoorden en evalueren
Naast de relaties tussen opdrachtnemende en -gevende partij zijn dit drie fasen binnen de beleidscyclus waarbinnen het professioneel opdrachtgeverschap tot uitdrukking moet komen.
Vraagstukken bij professioneel opdrachtgeverschap
De voornaamste vraagstukken bij het professioneel opdrachtgeverschap richten zich op de vervreemding (van inhoud, processen, relaties) die ontstaat doordat een deel van de taakuitvoering verder van de organisatiekern wordt weggezet. Het gevolg van deze vervreemding is onder meer dat adviezen van externe diensten voorbijgaan aan de gevoeligheden binnen de gemeente. Overige vraagstukken zijn:
- Inhoudelijke vervreemding
- Onduidelijkheid in wijze van taakuitvoering (‘black box’)
- Persoonlijke vervreemding
- Beperkte beïnvloedingsmogelijkheden
- Dilemma bij integratieslag
- Eigendom van informatie
- Archiefvoering en de vernieuwing van de informatiehuishouding
De wijze waarop de externe dienst gezien wordt, verschilt per gemeente. De ene gemeente ziet de externe dienst als ‘collega’s op afstand’, de ander als een ‘extern adviesbureau’. In beide varianten zijn de vraagstukken bij professioneel opdrachtgeverschap anders van aard.
Contractvormen
De contractvormen tussen gemeenten en externe diensten verschillen in de praktijk. Diverse gemeenten hebben jaarlijks de mogelijkheid extra uren / producten af te nemen, echter de mogelijkheid om in het jaarlijks aantal af te nemen uren / producten te snoeien wordt door het contract beperkt of in het geheel niet mogelijk gemaakt. Tevens hebben diverse gemeenten afspraken gemaakt om jaarlijks een aantal uren af te nemen, terwijl de uurtarieven niet vast liggen. Het komen tot afspraken op basis van te leveren producten heeft over het algemeen de voorkeur.
Juridisch is echter sprake van het geven van een opdracht aan het verlengde van de eigen organisatie, waardoor Europese aanbesteding niet verplicht is. Tot slot is een van de genoemde knelpunten dat door afspraken in het kader van de Wet gemeenschappelijke regelingen door diverse gemeenten meer uren worden betaald, dan dat zij aan uren toebedeeld krijgen.
Aansturing en verantwoording
Bij veel gemeenten speelt de vraag hoe de organisatie achter de aansturing van de externe dienst het beste vormgegeven kan worden. Aansturing zonder zelf klaar te zijn voor de regie in handen te nemen (en hiervoor over de noodzakelijk kennis te beschikken) wordt als onmogelijk geacht.
Een onderscheid in twee modellen voor de aansturing van externe diensten wordt gemaakt:
- het zandlopermodel (éénkoppige opdrachtgever): het contact met de externe partij en de opdrachtverlening wordt gedaan door één coördinator. Deze coördinator fungeert als aanspreekpunt voor de externe dienst, alsmede voor de eigen afdelingen / diensten die milieuproducten vragen.
- het zeefmodel (meerkoppige opdrachtgever): het contact met de externe partij en de opdrachtverlening wordt door iedere afdeling / dienst afzonderlijk gedaan. Iedere afdeling / dienst is zodoende verantwoordelijk voor de eigen inhoudelijke, procedurele en financiële bewaking.
Bij welke gemeentegrootte, omvang van de uit te besteden werkzaamheden, contractsom met externe partij, etc. heeft één van beide modellen de voorkeur? Beide modellen kennen voor- en nadelen; ook zijn er varianten op beide modellen mogelijk.
Het beoordelen van de kwaliteit van producten en processen is binnen het zandlopermodel, doordat binnen de eigen organisatie geen inhoudelijke expertise beschikbaar is, een punt van aandacht. Deels dient op een adequate uitvoering vertrouwd te worden, voor een ander deel wordt de waarborging door de externe partij van de product- en proceskwaliteit van groot belang geacht. Door certificering en het uitvoeren van interne- en externe audits kan de opdrachtgevende partij tevens zicht krijgen op de kwaliteit van producten en processen.
